Guia para organizar o dia a dia: dicas para o digital e para o seu planner de papel

A dificuldade de ter e manter a organização no dia a dia é um dos grandes ladrões de produtividade no trabalho. A desorganização abre espaço para que tarefas sejam iniciadas e outras interrompidas, que prazos não sejam cumpridos e que, ao fim do dia, você tenha a sensação de que não conseguiu cumprir quase nada do que pretendia.

Mas o seu ano novo não precisa ser assim! Se organizar pode ser mais fácil do que você imagina e, com alguns poucos minutos de planejamento por dia ou no início da semana, você pode mudar radicalmente a sua capacidade de entrega. Acompanhe as dicas abaixo e as nossas sugestões de ferramentas para te ajudar a manter o trabalho a todo vapor!

Testado e aprovado: boas práticas para fazer o seu tempo render

Para tornar o seu tempo mais produtivo, não basta ter as ferramentas certas: é preciso saber usá-las, não é mesmo? Por isso, aqui vão algumas maneiras de manter os seus dias mais focados.

Crie uma lista

Ou mais de uma, se for necessário! Quando colocamos no papel tudo que precisa ser feito, é como se organizássemos a nossa mente. Além disso, damos chance do nosso cérebro descansar da necessidade de ficar constantemente se lembrando do que precisa ser feito e focar apenas no que você já está produzindo.

Por isso, vale pensar em organizar uma lista para a sua vida pessoal e outra para a vida profissional, de forma que você consiga visualizar como será o seu dia momento a momento. 

Priorize o que é mais relevante

Sabe daquela máxima de que se tudo é prioridade, nada é prioridade de verdade? Pois é, ela está corretíssima! Por isso, se você tem algum material que precisa ser entregue de maneira urgente ou que tem um peso muito maior para o seu setor do que outras tarefas corriqueiras, então essa tarefa precisa ir para o topo da sua lista.

E, é claro, não basta manter essa priorização apenas na hora de listar as atividades a serem cumpridas. Comece também o seu dia de trabalho dando conta daquilo que é imprescindível. Assim, se algo emergencial acontecer ou novas entregas aparecerem ao longo do dia, o mais importante terá sido feito e você não precisará trabalhar até mais tarde para garantir esse prazo.

Separe momentos para reuniões

Você já teve a sensação de que estava produzindo muito bem e conseguindo evoluir nas suas tarefas até que foi “freado” por uma reunião? Pois é, esses eventos podem se tornar verdadeiros ladrões de tempo e de produtividade, por isso precisamos aprender a lidar com eles de maneira eficaz.

Se pode ser resolvido rapidamente ou através de um e-mail, não há necessidade de ser feita uma reunião. Se há muitas pessoas de um mesmo time elencadas para o evento, talvez seja melhor que apenas uma seja a representante o seu setor, enquanto os outros seguem produzindo enquanto isso. 

Agora, se realmente não for possível fugir das reuniões, então uma boa ideia é “reservar” blocos de horários na sua agenda para marcar esses eventos sempre que necessário. Você pode reservar, por exemplo, o dia de sexta-feira inteiro ou duas manhãs ao longo da semana, dependendo do quanto tempo você costume gastar com esses compromissos.

Assim, você já sabe que não irá ocupar mais do seu dia com reuniões do que deveria e nem interromper nenhuma tarefa para se dirigir a um encontro desse tipo. E se chegar no dia reservado sem nenhuma reunião ter aparecido, você ganhou um tempo extra para adiantar o seu trabalho!

Defina períodos de trabalho e períodos de intervalo

Não tem jeito: para conseguir produzir, o cérebro humano precisa descansar. Por isso, mais vale você estar completamente focado em uma tarefa durante meia hora ou 1h do que passar o dia inteiro olhando para o computador, sem conseguir completar nada direito.

Para garantir mais eficácia, reserve blocos de tempo ao longo do seu dia para dar conta de cada tarefa. Quando estiver fazendo uma atividade, foque apenas nela, sem olhar mensagens, e-mails ou outras distrações. E, entre cada bloco, permita-se fazer um lanche, almoçar ou tomar um café rapidinho, por exemplo. Assim, você consegue arejar um pouco a cabeça e começar do zero com a mesma capacidade de concentração. 

Ferramentas digitais para ajudar na organização do trabalho

Agora que você já sabe como gerir o seu tempo, vamos conhecer também algumas tecnologias que podem te ajudar a tornar o dia a dia mais produtivo? Essas são algumas das ferramentas que te ajudam a trazer para a realidade aquelas boas práticas que falamos sobre no tópico anterior. São elas:

To-do, da Microsoft

O To Do é uma forma de criar uma lista de todas as tarefas que você precisa fazer, para não perder nada de vista. Vale listar até mesmo aquelas coisas aparentemente mais bobas, como responder a um e-mail específico, mas que não podem ser esquecidas.

A sua lista de tarefas fica exposta e é possível pinçar quais delas devem ser realizadas no dia de hoje, de forma que você consiga organizar o seu dia com facilidade. Além disso, as suas tarefas também podem ter datas de entrega (assim você sempre sabe qual precisa ser selecionada primeiro) e alertas, de forma que uma data nunca seja perdida.

Ainda existe um recurso que permite repetir as mesmas tarefas mensalmente ou semanalmente, por exemplo, para que você não precisa sempre reinserir aquelas atividades que acontecem com uma frequência certa.

Outro lado bom é que você pode usar o To Do para diferentes contextos em paralelo. A possibilidade de criar marcadores para as tarefas ajuda você a visualizar o que é da sua vida pessoal ou da sua vida profissional, por exemplo, ou ainda separar as atividades por projetos.

Se mais alguém precisa estar por dentro de uma determinada tarefa, não exite em compartilhá-la com os envolvidos, para que todos saibam quando ela for concluída.

E, se a sua empresa trabalha com e-mails do Outlook, vale ainda fazer a integração do To Do com o Outlook, de forma que toda reunião agendada faça parte da sua lista de atividades.

Se você preferir fazer a lista no seu planner, uma boa ideia é usar canetas de cores diferentes para tarefas pessoais e tarefas de trabalho, para que você consiga visualizar com mais facilidade o que entra em cada momento do dia.

Trello

A grande vantagem do Trello é a capacidade de acompanhar o andamento de uma mesma tarefa, dos seus estágios mais iniciais até estar completa, com maior grau de complexidade. Essa ferramenta funciona ao redor dos cartões que podem ser criados para cada tarefa a ser cumprida.

Cada cartão deve ter uma descrição do que é preciso ser feito, além de ter espaço para comentários dos colegas de trabalho que também tenham relação com a tarefa.

Para manter a organização, é possível adicionar seguidores de uma mesma tarefa, anexar arquivos importantes, adicionar checklists de ações e uma data de entrega. É possível ainda usar marcadores coloridos para sinalizar a qual projeto cada cartão pertence ou o nível de urgência daquela tarefa, por exemplo.

Por fim, todos os cartões são distribuídos em colunas, que propiciam uma organização em grupos. As colunas podem ser usadas para representar os trabalhos entregues a cada mês, as etapas de evolução de uma tarefa (ex: em confecção, feita, em aprovação), os diferentes projetos que correm em paralelo na sua equipe, entre outras várias possibilidades que se adequem melhor ao seu setor.

Google Agenda

O Google Calendar é, como o nome diz, um calendário onde você pode organizar os blocos de tempo que você precisa para cada tarefa. É possível organizar em um mesmo ambiente ou em agendas distintas o que é da sua vida pessoal e profissional, para ter uma visão geral de como está o seu dia, semana ou mês.

Outra funcionalidade muito relevante do Google Agenda é a possibilidade de dar acesso a outras pessoas à sua agenda. Assim, elas podem ver quais são os horários que você reservou para reuniões e marcar compromissos contigo nos horários em que não haja nada programado.

Se você preferir usar um planner para esta etapa, é uma boa ideia usar a visão de calendário semanal para reservar essas faixas de tempo ao longo do dia. Vale também reservar cores distintas para tarefas de trabalho, da vida pessoal e reuniões, por exemplo.

Pronto para um ano mais produtivo? Combine um planner com as dicas desse guia e com certeza as suas tarefas estarão sempre em dia quando 2021 chegar!



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