Como trabalhar em Home Office? Dicas práticas!

Organizamos no nosso Instagram (@espectratecnologia) três posts com dicas sobre Home Office. O resultado foi tão positivo que resolvemos compilar o material aqui.

Crie ambiente e estabeleça uma rotina!

Quando vamos para a empresa para trabalhar são acionados diversos gatilhos mentais que dizem para nosso cérebro que é o momento de produzir. Sua casa está diretamente associada ao lazer e ao descanso. É importante que você crie meios e métodos para conseguir dividir bem o trabalho e o lazer/descanso sem prejudicar seu dia a dia profissional e seu momento de lazer.

💻  Local
Defina um espaço como seu local de home office. Se você não tem local para fazer um mini escritório busque simplificar, mas organize uma arrumação ou um espaço confortável e, se possível, silencioso.

🧘 Rituais
Para que você não cometa exageros trabalhando em excesso e nem deslize, e acabe ligando a Netflix na hora do expediente, busque criar um ritual antes de começar o trabalho e ao terminar. Isso facilita que seu cérebro entenda e divida os momentos.

 

Organize seu dia a dia!

Manter a organização é fundamental para manter a produção.

⏰  Não se deixe levar pela flexibilidade
Procure manter seus horários o mais próximo possível da sua rotina quando você trabalhava na empresa.

🗓  Planejamento e alinhamento
São fatores importantes para qualquer regime de trabalho. Defina uma lista de tarefas e objetivos por prioridades, faça marcações para saber o que depende de somente de você, o que depende de outras pessoas revise constantemente. Desta forma nenhuma será esquecida e você irá tornar muito produtiva as reuniões com colegas.

🗣 Compartilhe e Comunique-se!
Estabeleça com sua equipe uma rotina de reuniões e conversas. É fundamental que você e seus colegas tenham sinergia para que os processos se estabeleçam com o máximo de naturalidade possível. Busque compartilhar com toda a equipe suas dificuldades e vitórias na organização do seu dia a dia de home office, suas dicas podem ajudar os outros!

🤝 Alinhamento com todos envolvidos
Vivemos um momento diferente de tudo que já vivemos, por vezes, os filhos estão em casa e temos obrigatoriamente que dividir um pouco da atenção. Para isso, não existe regra estabelecida, mas tente organizar seu dia pensando nisso, deixe todos envolvidos (filhos, companheiros, colegas, gestor) sabendo como é a dinâmica da sua casa.

 

Ferramentas

O Home Office é possível graças ao cenário tecnológico que vivemos. Ter ferramentas práticas e funcionais fazem com que sua você e sua equipe falem a mesma língua mesmo com a distância.

🗣 Comunicação Interna digital
A efetividade de trabalhar em um mesmo ambiente e chamar um colega para tirar alguma dúvida, alinhar alguma questão é praticamente insubstituível, como comentamos é importante realizar um alinhamento periódico, mas algumas coisas podem fugir deste momento. Por isso é importante utilizar alguma ferramenta de comunicação interna com a equipe.

Dicas: Slack, Microsoft Teams e Rocket Chat

📝 Gestão de Arquivos
Mais do que nunca, é fundamental que todos consultem mesmos documentos e utilizem modelos atualizados de documentos. Para isso, importante ter uma ferramenta de gestão de arquivos robusta e fácil de utilizar.

Ferramentas: G Suite (Google Drive), Office 365, Dropbox

📹  Vídeo conferências
Reuniões de equipe e com clientes agora são digitais, utilizar uma plataforma que não seja confiável pode comprometer não só tecnicamente uma reunião importante, mas também passar uma impressão ruim para clientes e prospects. Opte pelo tradicional.

Ferramentas: G Suite (Google Meet), Office 365 (Skype, Teams) e Zoom.

☑Gestão de Pauta
Alinhamento de atividades é fundamental entre equipes e gestores. Mais do que nunca, ter uma ferramenta que faça a gestão do que está sendo tratado pode ser um diferencial para a produtividade de todos, além de deixar ser excelente opção para gerenciar expectativas de todos na empresa.

Ferramentas: Milvus (HelpDesk), Trello, Asana, Toggl.

🧠 Atendimento ao Cliente e Vendas (Telefone e WhatsApp)
Ter um atendimento multicanal e com agentes em diferentes locais é uma tarefa que não temos dificuldade para indicar, pois nós temos o Call Sys, uma ferramenta inteligente e modular para todos os tipos de empresa e que já está preparado para Home Office.
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Ferramenta: Call Sys (tire o máximo do Call Sys integrando ele com outra soluções, o Milvus (HelpDesk) ou o Pipe Run (CRM)

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Perfeito para Home Office.
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